然而，面對使用部門千奇百怪的需求，采購對于詢價往往無從下手，輕則造成項目拖延，關(guān)聯(lián)部門怨聲載道，重則造成品質(zhì)差異，公司利益受損。所以對于詢價方法的選擇以及相關(guān)資料的準備絕對不能馬虎。

下面就向大家介紹常見的三種詢價方法和要點

01

R F I

Request For Information ,信息邀請書

即采購向供應商收集使用部門所需的信息

1.1適用的場景

（1）為供應商庫引入合格供應商，收集相關(guān)信息進行備案，例如：營業(yè)執(zhí)照、財務報表等。

（2）項目立項，使用部門要全面了解供應商的基本情況，從而為確定采購需求做好準備，例如：供應商只能進行鑄造加工，那么使用部門的需求就不能是鍛造的加工工藝。

（3）因為一些項目對供應商的資質(zhì)有特殊的要求，可以使用RFI對供應商的關(guān)鍵資質(zhì)進行審核，剔除不符合要求的供應商，減少之后RFQ的工作強度。例如：提供餐飲服務的供應商，必須具備《餐飲服務許可證》。

1.2適用的場景

（1）RFI不是正式的詢價，只是收集信息，為項目的可行性分析提供證據(jù)，所以采購要和供應商說明白，既不讓他們喪失信心，也不讓他們抱有太大希望，以免之后與供應商打交道處于被動。

（2）如果是為供應商庫引入合格供應商或者是項目初步篩選供應商，一定要與使用部門確認好關(guān)鍵信息的權(quán)重（例如：一些資質(zhì)供應商不具備，是一票否決，還是使用的順序向后調(diào)整），既符合邏輯，又要讓使用部門有一定的決策權(quán)，這樣采購才能避免事后背鍋。

02

R F Q

Request For Quotation，報價邀請書

即采購向供應商收集使用部門所需的價格

2.1 適用的場景

（1）使用部門需求明確，采購想了解具體的價格，以便確認最終的供應商與相應的價格。

（2）對于一個采購需求，使用部門推薦了一個供應商，相應的報價單也到了采購手中，為了驗證這個報價是否合理，采購進行RFQ，利用其它供應商的報價去驗證，為之后的價格談判提供依據(jù)。

2.2 需要注意的問題

（1）如果是為了解具體的價格而進行RFQ ，則必須建立在一個明確的采購需求的基礎(chǔ)上，否則，供應商的報價可能五花八門，采購后期沒法比較和分析。

（2）如果是一個比較復雜的項目，RFQ需要比較多項產(chǎn)品或者服務的價格，前期必須要與使用部門提前溝通好，哪些產(chǎn)品或者服務是必須有的，哪些產(chǎn)品或者服務是選擇性的。供應商的報價當中，如果缺少必要的產(chǎn)品或者服務，則要被一票否決，只起到參考作用，不會再使用。

（3）如果是為了證明使用部門推薦供應商的價格合理。則詢價單要以這個供應商的報價單為模板，向其它供應商進行詢價，以便后期比較。

（4）詢價單的設(shè)計要周全，對供應商報價的要求一定要準確而又全面。例如，詢價單要明確要求供應商的報價單體現(xiàn)如下內(nèi)容：

（5）第一輪報價收回之后，采購簡單看一下，只要滿足使用部門的基本要求就可以，不用糾結(jié)報價單中的細節(jié)問題，直接和供應商進行二次議價。因為大部分的供應商在第一輪報價過程中都是投石問路，價格水分很大。

03

R F P

Request For Proposal，建議邀請書

即采購向供應商收集使用部門所需的價格和方案

3.1適用的場景

（1）使用部門只有一個以目標為導向的采購需求，但是如何實現(xiàn)這個需求，根本不清楚，需要供應商幫他們完善這個方案。

（2）使用部門已經(jīng)確認好了部分的采購需求，但是對其中的關(guān)鍵節(jié)點拿捏不準，所以需要供應商幫他們進行把關(guān)。

3.2適用的場景

（1）大部分情況下，使用部門只有一個以目標為導向的采購需求，很可能這個需求就是“異想天開”，絲毫沒有可操作性。但是這個結(jié)果，往往在比價最后幾個階段才能表現(xiàn)出來，不僅浪費了大量的人力、物力，還會因為耽誤項目進度而被使用部門“甩鍋”。所以正式進行RFP之前，要先完成如下項目的可行性分析。

全部了解完成之后，匯總成一份書面的項目可行性報告，由使用部門各方簽署或者郵件批復。

（2）RFP需要使用部門與采購部門進行打分，綜合考量確認最終供應商。它的優(yōu)點是不僅比較價格的高低，還考慮采購風險來選擇總成本最優(yōu)的供應商。所以采購記分卡的設(shè)置需要注意如下幾點：

首先，在詢價之前，要與使用部門充分溝通，以便確認采購記分卡，技術(shù)部分與商務部分的構(gòu)成比例，并取得書面確認。通常情況下為五五開，如果有的項目，技術(shù)要求特別重要，可以最多做到七三開。

其次，技術(shù)部分的打分標準確認，一般是由使用部門確認的，但是作為采購要提醒他們，設(shè)置的標準要明確化、可衡量化，不能是籠統(tǒng)的描述。

舉一個簡單的例子大家就明白了。我們現(xiàn)在為公司年會采購餐飲服務，口味是其中很重要的一個考核要素。但是使用部門確認標準的時候，不能籠統(tǒng)的確認為“好吃”、“一般”和“不好吃”，這樣標準太籠統(tǒng)，也無法進行客觀的量化打分。但是如果通過對主廚的職業(yè)等級（國家特級廚師10分，國家二級廚師5分等等）和從業(yè)經(jīng)歷（烹調(diào)國宴10分，烹調(diào)市級宴會5分等等）來體現(xiàn)口味，就可以明確化、可衡量化。

再次，商務部分的打分標準確認，一般采用離散型計分方法，將最低價格賦予最高分，其余按照比例進行換算。在換算的過程中，即使公式使用錯誤沒有關(guān)系，但是一定要保證公式的統(tǒng)一，這樣反映出的結(jié)果是相同的。

最后，對于一個項目，多個部分需要進行RFP詢價，在詢價開始之前，要考慮到兩個問題，第一，每一部分的權(quán)重是多少；第二，如果有供應商不能報價，那這一項應該記錄為0分，而不是最高分。

（3）在正式RFP報價之前，采購要與使用部門和供應商確認，他們是否要召開需求說明會和方案說明會，如果需要，采購要進行安排。

需求說明會： 安排的原則是以使用部門為主，讓他們充分闡述自己的要求。以供應商為輔，可以就關(guān)心的、不明白的點，反復向使用部門提問。采購起到協(xié)調(diào)作用，會前與會上要重點強調(diào)，供應商不能透漏自己公司的名稱，而是使用采購安排的代號。明確報價的時間點，要求方案與報價分開，方便使用部門與采購分別進行打分。

方案說明會：安排的原則是，以供應商為主，充分闡述自己的方案。以使用部門為輔，可以就關(guān)心的、不明白的點，反復向供應商提問。采購安排相應的闡述時間表。安排的原則是，一般預估的闡述時間，前后各讓15分鐘（第一個供應商前面不需要讓時間）。這樣一方面考慮到有的供應商會闡述超時的問題，另外也給評審人員充分休息及討論的時間。

04

RFI、RFQ與RFP特點匯總

當然，在實際運用的過程中，采購可以不用拘泥于單一詢價方法，可以2個，甚至是3個方法綜合使用。

核心思想在于：在明確使用部門的具體采購需求的前提下，爭取更低的價格以及性價比更高的方案，為后續(xù)簽訂合同、以及長期合作，奠定良好的基礎(chǔ)。

作者：Aric Sun 來源：采購實戰(zhàn)家專欄 原題：該如何“詢價”