怎樣撰寫企業(yè)簡(jiǎn)介與產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)

岳海翔

一、文種特征

企業(yè)簡(jiǎn)介（又稱企業(yè)說(shuō)明）與產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)是現(xiàn)代企業(yè)常用的實(shí)用性重要文書(shū)。其中企業(yè)簡(jiǎn)介是企業(yè)對(duì)自身的產(chǎn)品、技術(shù)、管理和文化等各個(gè)方面的實(shí)力進(jìn)行自我介紹的說(shuō)明性文字材料；產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)則是企業(yè)對(duì)產(chǎn)品的性能、構(gòu)造、用途和保養(yǎng)等方面的知識(shí)向消費(fèi)者進(jìn)行說(shuō)明的應(yīng)用性文書(shū)。

企業(yè)簡(jiǎn)介離不開(kāi)產(chǎn)品，產(chǎn)品介紹又離不開(kāi)企業(yè)，二者之間具有密不可分的關(guān)系。但就實(shí)際而言，企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)又有各自的特性，彼此不能互相替代。企業(yè)簡(jiǎn)介更注重展示企業(yè)的形象，它往往是對(duì)企業(yè)的整體情況加以綜合，進(jìn)行比較全面系統(tǒng)的介紹，其目的是通過(guò)簡(jiǎn)介讓消費(fèi)者充分認(rèn)識(shí)和了解企業(yè)，增強(qiáng)企業(yè)的信譽(yù)度和美譽(yù)度，以謀求更為廣泛的合作與發(fā)展前景；產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)重在宣傳和推銷產(chǎn)品，通過(guò)介紹使消費(fèi)者充分了解產(chǎn)品的性能、操作方法以及保養(yǎng)知識(shí)，其最主要的特點(diǎn)在于它的專業(yè)性、知識(shí)性很強(qiáng)，這是由產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)特定的寫作目的所決定的。

與產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)相比，企業(yè)簡(jiǎn)介更加注重企業(yè)的形象，著重介紹企業(yè)的有關(guān)環(huán)境、商標(biāo)、法定代表人、企業(yè)理念以及企業(yè)榮譽(yù)等方面的內(nèi)容，而這正是產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)所難以企及的。

產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)不同于產(chǎn)品廣告。產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)主要幫助消費(fèi)者正確認(rèn)識(shí)產(chǎn)品，注重的是產(chǎn)品知識(shí)以及使用、操作方法的介紹，一般緊隨產(chǎn)品包裝面世，供消費(fèi)者使用。而產(chǎn)品廣告則是通過(guò)特定的媒介提高產(chǎn)品的知名度，取得消費(fèi)者的信任，激發(fā)其購(gòu)買欲望，注重的是推銷效果。。同時(shí)，產(chǎn)品廣告一般僅是對(duì)產(chǎn)品最突出、最主要部分簡(jiǎn)要介紹，而產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)則要對(duì)產(chǎn)品作較為詳盡的注釋或者說(shuō)明。此外，在表現(xiàn)手法上，產(chǎn)品廣告可以借助于比喻、想象、幽默等渲染手段，產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)一般只能以陳述的方式和平實(shí)的語(yǔ)言加以介紹。

二、結(jié)構(gòu)與寫法

企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾部分組成：

（一）標(biāo)題

無(wú)論是企業(yè)簡(jiǎn)介還是產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，標(biāo)題都顯得特別重要，要寫得簡(jiǎn)明、醒目。企業(yè)簡(jiǎn)介標(biāo)題的寫法大體上有3種：一是以企業(yè)名稱為題；二是在企業(yè)名稱后面加“簡(jiǎn)介”二字；三是為了使標(biāo)題顯豁，在企業(yè)名稱的前面或者后面加上必要的修飾語(yǔ)，例如《如沐春風(fēng)的某某建筑投資公司》等。產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的標(biāo)題一般由產(chǎn)品名稱加“說(shuō)明書(shū)”3個(gè)字組成，例如《格力空調(diào)器說(shuō)明書(shū)》，也有點(diǎn)直接用“說(shuō)明書(shū)”作標(biāo)題，以歸簡(jiǎn)易。

（二）正文

正文部分是企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的主體，用來(lái)表述企業(yè)和產(chǎn)品的具體內(nèi)容。要根據(jù)實(shí)際情況和不同的行文目的，在內(nèi)容表述上有所側(cè)重。對(duì)于企業(yè)簡(jiǎn)介而言，應(yīng)當(dāng)主要介紹企業(yè)的基本情況、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品特色、經(jīng)營(yíng)理念、服務(wù)宗旨主要經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等諸多方面的內(nèi)容，也可根據(jù)需要加以補(bǔ)充。除此之外，有些企業(yè)簡(jiǎn)介還往往在正文之后加上附項(xiàng)，寫明地址、郵編、法定代表人姓名和職務(wù)以及聯(lián)系方式之類的情況，以便于聯(lián)系。還有點(diǎn)附有必要的插圖或者照片，與文字介紹相互映襯，以增強(qiáng)直觀感。

產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的正文部分一般應(yīng)當(dāng)載明產(chǎn)品的構(gòu)成包括質(zhì)料、構(gòu)件、包裝、樣式等，產(chǎn)品的性能特點(diǎn)，產(chǎn)品的使用、保養(yǎng)方法及注意事項(xiàng)等諸項(xiàng)要素，有的也要附有相應(yīng)的插圖，從造型上說(shuō)明產(chǎn)品的構(gòu)造和部件的用途。

（三）結(jié)尾

企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)有的有結(jié)尾，有的則予省略。其結(jié)尾一般需要載明企業(yè)的名稱、地址、聯(lián)系方式等。產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)還要附以專利號(hào)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、有效期限以及衛(wèi)生許可證號(hào)等等。

三、寫作指要

（一）要尊重客觀事實(shí)，實(shí)事求是

這是企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)寫作的生命。撰寫時(shí)一定要從企業(yè)及其產(chǎn)品的客觀實(shí)際出發(fā)，真實(shí)、準(zhǔn)確地作出反映。切忌“王婆賣瓜，自賣自夸”，為求提升形象、擴(kuò)大影響、拓寬銷路而一味地自我欣賞，甚至夸大其詞，胡編亂造，那樣反倒事與愿違，令人生厭。因?yàn)橄M(fèi)者一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)對(duì)自身及其產(chǎn)品的宣傳介紹摻有虛假浮夸的成份，就會(huì)在心底產(chǎn)生一種強(qiáng)烈的被欺騙之感，其由此企業(yè)形象和信譽(yù)所造成的損害是無(wú)法估量和難以彌補(bǔ)的。

（二）對(duì)企業(yè)和產(chǎn)品具有比較全面的了解和把握

這是寫好企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的關(guān)鍵，同時(shí)也是確保其真實(shí)和準(zhǔn)確的前提和基礎(chǔ)。一個(gè)對(duì)企業(yè)和產(chǎn)品不甚了解的人，要寫出既準(zhǔn)確又簡(jiǎn)要的企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)是不可能的。因此，要求撰寫者必須深入實(shí)際，全面考察、了解企業(yè)和產(chǎn)品的具體情況，要對(duì)企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)范圍、生存能力、產(chǎn)品特性、職工技術(shù)力量構(gòu)成、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營(yíng)理念和重要業(yè)績(jī)等加以全面的了解和把握；還要對(duì)產(chǎn)品的性能、規(guī)格、構(gòu)造、用途、主要技術(shù)指標(biāo)、、生產(chǎn)過(guò)程、使用和保養(yǎng)方法等加以全面了解和把握。只有這樣，才能確保文書(shū)的質(zhì)量和價(jià)值。

（三）要切合說(shuō)明文的語(yǔ)體特點(diǎn)和要求

從文體角度看，企業(yè)簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)都屬于說(shuō)明文的范疇，因此在撰寫時(shí)離不開(kāi)說(shuō)明的表達(dá)方式。要多用陳述式語(yǔ)言，直陳其事，用語(yǔ)要質(zhì)樸無(wú)華，力戒藝術(shù)性的夸張、比喻、擬人等修辭手法。特別是產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，其用語(yǔ)更應(yīng)貼近消費(fèi)者，力求大眾化，講求通俗易懂。切忌故作文雅，濫用虛言浮詞。實(shí)踐證明，無(wú)論企業(yè)簡(jiǎn)介還是產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，總是以準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、清晰、實(shí)在的文風(fēng)來(lái)贏得廣大消費(fèi)者的信賴和歡迎的。

（作者系中國(guó)寫作學(xué)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)，中國(guó)公文學(xué)研究所所長(zhǎng)、研究員）

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