ISO9001/ISO14001管理體系文件

文件修訂記錄

1.0目的

為文件控制程序提供指導(dǎo)，并規(guī)定文件控制程序的運(yùn)作和執(zhí)行。確保公司質(zhì)量系統(tǒng)內(nèi)所使用之文件，確保各場所使用的均為有效版本。

2.0范圍

本文件適用于公司與公司管理體系相關(guān)的所有文件。

3.0定義

3.1一級文件：管理手冊。是根據(jù)已制定的方針、目標(biāo)和適用的標(biāo)準(zhǔn)來描述管理體系的文件。

3.2二級文件：程序文件。是用來描述實施體系要素所涉及到的各職能部門活動的文件。

3.3三級文件：檢驗標(biāo)準(zhǔn)書、操作指引、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝文件、工藝流程、產(chǎn)品圖紙、其它作業(yè)指引類文件等。

3.4四級文件：執(zhí)行管理體系時作記錄用的表格。

3.5外來文件：客戶及供應(yīng)商提供的圖紙、有關(guān)的國家、國際標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)等。

3.6體系文件層次結(jié)構(gòu)：

4.0職責(zé)

4.1文控員：負(fù)責(zé)所有體系文件打印前的格式及相關(guān)核準(zhǔn)，生效后的分發(fā)、原件的保管、作廢文件的回收等。

4.2各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對本部門內(nèi)體系文件的編寫、培訓(xùn)和宣導(dǎo)。

4.3各部門文員：負(fù)責(zé)本部門內(nèi)體系文件的簽收和保管。

5.0程序

5.1文件編寫規(guī)范

5.1.1一階文件由編寫人員根據(jù)實際情況進(jìn)行設(shè)計，經(jīng)管理者代表審核同意后格式不予限定。

5.1.2二階文件的格式統(tǒng)一，文件主體中需包含目的、范圍、定義、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)文件、相關(guān)表單。

5.1.2.1目的：執(zhí)行該控制程序后的預(yù)期效果。

5.1.2.2范圍：該程序文件所涵蓋的組織或作業(yè)范圍。

5.1.2.3定義：對文件中專用名詞予以解釋。

5.1.2.4職責(zé)：執(zhí)行文件時所涉及到的相關(guān)部門或人員的權(quán)限與職能描述。

5.1.2.5內(nèi)容：程序運(yùn)行的內(nèi)容。

5.1.2.6相關(guān)文件：與該程序文件相關(guān)的其它文件。

5.1.2.7 相關(guān)表單：該文件內(nèi)容中引用的表單。

5.1.2.8 流程圖：文件中規(guī)定的主要作業(yè)流程。

5.1.3文件章節(jié)次編號：

1.0→1.1→1.1.1→1.1.1.1

1.1.1.2（依此類推）

5.1.4二階文件的排版

5.1.4.1頁邊距：上為2cm，下為2cm，左為2cm，右為1.5cm，裝訂線在左側(cè)為1.0cm。5.1.4.2行距：1.5倍行距。

5.1.4.3字號：公司名稱采用黑體小二號字，文件標(biāo)題及標(biāo)題內(nèi)容采用宋體三號字，文件內(nèi)容統(tǒng)一采用宋體五號字，內(nèi)容在三頁以內(nèi)的可采用宋體小四號字。

5.1.5三階文件格式見附件一（堅排文件版式）和附件二（橫排文件版式）,各類作業(yè)指導(dǎo)書的格式不予限定，各制作部門可根據(jù)方便使用之目的來確定。

5.1.6 表單格式由編制部門自己確定，但必須在右上角注明表單編號，在表單右下角注明保存期限。

5.2文件編號規(guī)則

5.2.1ISO管理體系編號

5.2.1.1一階文件編號規(guī)則

5.2.1.2二階文件編號規(guī)則

5.2.1.3三階內(nèi)部文件編號規(guī)則

5.2.1.3.1編號規(guī)則：WI –部門代碼 –文件類別代碼 -XXX

5.2.1.3.2 部門代碼分類：

人事-HR 行政-AD 財務(wù)-FI 市場-SA 研發(fā)-RD 技術(shù)-TE

生產(chǎn)-PR 品質(zhì)-QM 體系-SY 工程-EN 計采-PMC

5.2.1.3.3 文件類別代碼：

PRO—工藝文件

BOM—物料清單

ECN—工程變更通知

SOP—作業(yè)指導(dǎo)書

EOI—設(shè)備操作規(guī)程

QCI—標(biāo)準(zhǔn)類

ADM—管理制度文件

除了以上文件類別代碼，部門為了更好地區(qū)分內(nèi)部文件，可增加新的文件類別代碼，但需要與文控共同確定。

5.2.1.3.4 圖紙類文件： XX-DWG-XX—YYY

TG：公司區(qū)分代碼

DWG：圖紙類文件

XX：JD—面墊圖紙

DP—立體隔圈、絕緣片圖紙

LK—鋁殼圖紙

GB—蓋板圖紙

PK—包裝類圖紙

5.2.1.3.5 流水號-XXX：從001—999

5.2.1.4外來文件的編號

5.2.1.4.1外來文件一般包括外部的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶與供應(yīng)商圖紙等。

5.2.1.4.2若外部文件需直接引用，則按以下編號：OTH—YYYY

OTH：外來文件代碼

YYYY：流水號（0001-9999）

5.2.1.4.3若外部文件轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部文件正規(guī)格式，按5.2.1進(jìn)行。

5.2.1.5文件的生效日期格式采用年-月-日。

5.2.1.6文件初版采用A/0版。

5.2.1.7文件頁碼的格式為：當(dāng)前頁次/總頁碼。

5.2.1.8質(zhì)量記錄的編號

5.2.1.8.1記錄表格的編號規(guī)則：FR+部門代碼+流水號+版本號。

5.2.1.8.2流水號從01-99，版本號為A-Z，當(dāng)表格發(fā)生改變時，版本號依次進(jìn)行變更。

5.2.1.8.3 部門代碼：市場部-SA，計采部-PMC，生產(chǎn)部-PR，品質(zhì)部-QM，工程部-EN，技術(shù)部-TE，研發(fā)部-RD，人事部-HR，行政部-AD，財務(wù)部-FI，體系部-SY。

5.2.1.8.4 表單編號的位置定于表單右上角。

5.3文件編寫、審核、批準(zhǔn)

5.3.1一階文件（管理手冊）由管理者代表組織人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.2二階文件（程序文件）一般由部門主管或內(nèi)部人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.3三階文件（相關(guān)技術(shù)類及管理檢驗類文件）一般由部門內(nèi)部人員編寫，部門經(jīng)理審核，總工程師或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.4四階文件（表單）的審批分兩種情況，第一種是文件中引用的表單，隨同文件一同審核、批準(zhǔn)。第二種是沒有文件引用的表單，單獨受控，受控時需要將電子檔以及紙檔交給文控，并且需要編寫部門的經(jīng)理或經(jīng)理以上人員在紙檔原件后面簽名確認(rèn)。

5.3.5 新文件編寫時，編寫人應(yīng)向文控索取文件編號和版本號，以便文控統(tǒng)一管理。

5.4文件的修改

5.4.1當(dāng)受控文件在運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)需要進(jìn)行修改時，文件編制者應(yīng)該填寫《文件修訂申請表》，提交管理者代表進(jìn)行審批。

5.4.2文件修訂申請審批合格后，經(jīng)管理者代表審核，總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)行。

5.4.3 文件修改部分的內(nèi)容用下劃線或者新版本號標(biāo)識，文字修改一般采用下劃線標(biāo)識，數(shù)字以及文件中的表單修改一般用新版本號標(biāo)識，文件制定人可根據(jù)識別的難易程度決定具體采用哪種標(biāo)識方式。

5.4.4修改后的文件需換版，換版時文件版本則增加一版。對于頁數(shù)較多的文件，可只對改變頁進(jìn)行修改，版本按版本/修改號格式進(jìn)行。如新版發(fā)行的版本號為A/0，則第一次修改為A/1，…… A/9、B/0……以此類推。

5.5文件的發(fā)放、回收、作廢與管理

5.5.1文件的發(fā)放、回收與作廢

5.5.1.1文件制定/修改后，制定人將文件電子檔發(fā)給文控進(jìn)行文件編號、版本號確認(rèn)無誤后，制定部門將文件與《文件修訂申請表》一起打印、簽名、審批，文件受控時制定部門必須將電子檔和紙檔一起交給文控，方可受控下發(fā)。

5.5.1.2 新制訂和修改文件都需要填寫《文件修訂申請表》，其中的【文件會簽欄】適用的文件范圍是一級、二級文件和涉及制度、流程類的三級文件；會簽部門的范圍是文件中職責(zé)規(guī)定的各部門。

5.5.1.3文控根據(jù)《文件修訂申請表》確定分發(fā)區(qū)域和數(shù)量，進(jìn)行復(fù)印，于每頁副本的右上角加蓋“藍(lán)色”“受控文件”章、外來文件加蓋“藍(lán)色”“外來文件”章后發(fā)行，并請簽收部門在《受控文件收發(fā)記錄表》上簽字。文件正本由文控在原文件背面加蓋“藍(lán)色”“原件專用”章存檔。

5.5.1.4當(dāng)修訂或廢止文件時需要回收舊版文件，文件回收時注意回收數(shù)量，各部門并在《受控文件收發(fā)記錄表》上舊版回收一覽簽字。

5.5.1.5回收作廢的文件由文控在原正本文件上加蓋“紅色”的“作廢文件”章，收回副本文件作銷毀處理。并將正本文件加蓋“紅色”“作廢文件”章后予以保留。作廢文件正本紙檔保留期限為一年，電子檔永久保存。

5.5.1.6參考文件為非受控文件，需加蓋“藍(lán)色”“參考文件”章。

5.5.1.7僅文控能使用以上文件控制章。

5.5.1.8如果條件允許實行無紙化發(fā)行。為節(jié)約資源，公司所發(fā)行的文件盡可能在網(wǎng)上發(fā)布，發(fā)布只能由文控發(fā)布或經(jīng)文控許可后才能發(fā)布，以確保文件的有效性。如果文件更新，直接由文控在網(wǎng)上更新，其它未受權(quán)人員不能擅自改動。此種方式發(fā)行的文件不需作發(fā)放及回收記錄。

5.5.1.9 所有受控的文件（含表單）正本都要有紙檔和電子檔兩種方式保存，電子檔永久保存。

5.5.2文件的管理

5.5.2.1文控需確保發(fā)放給相關(guān)部門的文件都是有效的。

5.5.2.2文控中心發(fā)放之蓋有藍(lán)色“受控文件”有效章的文件不允許隨意涂改。受控文件發(fā)放時如有缺頁、破損、字跡模糊或遺失等現(xiàn)象，使用部門應(yīng)填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請單》，由部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可交于文控補(bǔ)發(fā)。

5.5.2.3各部門如因工作需要而增加文件使用數(shù)量時，使用部門需要填寫《受控文件補(bǔ)發(fā)申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后交文控受控發(fā)行。

5.5.2.4各部門之文件應(yīng)分類歸檔，并建立本部門《文件清單》以方便查找。

5.5.2.5其它部門如需向文控借閱文件，需先填寫《文件借閱登記表》經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可予以借閱。

5.5.2.6對于因業(yè)務(wù)關(guān)系受控文件需要發(fā)出公司以外的地方時，由申請人員填寫《文件借閱登記表》備注原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心將原文件復(fù)印，于復(fù)印件右上角蓋“藍(lán)色”“外發(fā)文件”印章后方可發(fā)出。文控人員同時進(jìn)行發(fā)出記錄的登記。外發(fā)后的文件不再受更改控制，文控亦不再做回收處理。

5.5.3外來文件的控制

5.5.3.1對國際、國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，由各部門收集確認(rèn)后交文控登記在《外來文件清單》中，其分發(fā)與其它受控文件一樣進(jìn)行控制。

5.5.3.2客戶或供應(yīng)商提供的圖紙等資料，由文控按公司內(nèi)部的編碼規(guī)則編號后，根據(jù)接收部門的要求發(fā)放。

5.5.4受控文件廢止

5.5.4.1由文件原制定部門或相關(guān)人員填寫《受控文件廢止申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后由文控對文件進(jìn)行回收銷毀處理。

5.6 與文件控制有關(guān)的記錄由文控負(fù)責(zé)保存。

6.0相關(guān)文件

無

7.0相關(guān)表單

7.1《文件修訂申請表》

7.2《受控文件收放記錄表》

7.3《受控文件補(bǔ)發(fā)申請單》

7.4《文件借閱登記表》

7.5《受控文件廢止申請單》

7.6《文件清單》

7.7《外來文件清單》

8.0 流程圖

無

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