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項目專員是打雜嗎，項目管理好干嗎？

投稿用戶 ? ? 創(chuàng)業(yè)雜談 ? 閱讀 1117

職場工作中，常常會遇到這樣的場景：比如，領(lǐng)導在分配工作時，由于職責邊界模糊，對于那些未明確職責的灰色地帶，平級或者跨部門的同事之間往往互推，或者甩鍋給其他人，此時，作為其中的一個參與者，你是會默默接受原本不屬于自己工作范疇的額外工作，無私奉獻的同時所有人都會覺得這是你理所當然的工作呢，還是堅持反擊，讓自己從很被動的地位轉(zhuǎn)化成主動地位呢？

比如，最近一周就經(jīng)歷了一件幾度讓我陷入很被動又費力不討好的事情，突然有天收到領(lǐng)導派發(fā)的一個活：讓我負責app上所有開屏啟動頁的排期和管理，而開屏這項工作其實涉及的部門和人員就超級復雜，既包括運營、產(chǎn)品，同時還包括設(shè)計以及數(shù)據(jù)團隊等各個部門，需要跟平級同事溝通的同時，還需要跨部門進行溝通，至于具體的工作職責，領(lǐng)導也沒有做出具體、清晰的劃分；

以往的開屏工作都是對應(yīng)的項目負責人提出開屏的需求，然后提供開屏的內(nèi)容信息給到設(shè)計，再由設(shè)計師來統(tǒng)一出圖和上傳，現(xiàn)在突然由我來接手，當時就覺得我這個角色真的超級多余，對外，我不清楚其他項目的具體細節(jié)和信息，對內(nèi)，我自己不會設(shè)計；

接手開屏工作的第一天，就碰到了釘子，當時負責的是運營部另外一個同事項目的開屏，當我把具體的開屏日期告訴他，讓他準備好對應(yīng)的開屏海報時，他很不以為意，覺得準備海報應(yīng)該是我全職的工作，他不參與也沒有要準備的意思，另外，由于公司是跨國公司，有兩個設(shè)計團隊，當時去找了其中的一個設(shè)計團隊時，兩個設(shè)計團隊之間互相推脫，說各自還有其他很忙的事情要處理，更讓人氣憤的是，當設(shè)計師去找了這個同事要具體的項目文案時，該同事直接指著我說：文案找她要，她全權(quán)負責開屏的！”

然而，具體的情況是啥，因為我不是這個項目負責人，我根本就不知道就這個項目的具體信息，更不知道用什么樣的文案才合適。

由于我當時和大家都是平級的關(guān)系，所有同事都不聽我的，也及其不愿意配合我的工作，我當天就很被動的夾在項目負責人和設(shè)計師之間，我需要找項目負責人要具體的設(shè)計需求，然后再找到設(shè)計師傳遞具體的需求，有沒有像是這個同事的工具人或者是個中間商？而且大家都一致覺得這是你理所當然該做的！

當天工作結(jié)束后，我其實是超級憤怒和暴躁的，一直在克制自己的負面情緒，心想領(lǐng)導為啥給我這么多余的一個角色？當然，這樣的日子沒有持續(xù)多久，第三天我就巧妙運用了一些項目管理的技巧，讓自己很被動的地位轉(zhuǎn)化為主動地位了；

關(guān)于職責不明確的事宜，一定要找領(lǐng)導劃分明確職責

比如，在開屏的環(huán)節(jié)里，由于有兩個設(shè)計團隊，大家都在互相推卸責任，于是，我在第二天直接找了老板，讓老板指定其中的一個團隊專門做開屏的設(shè)計，這樣后續(xù)就不會有誰來設(shè)計開屏,大家互相推卸責任的問題了；

對于同級同事不配合工作的內(nèi)容，我分了五部曲來解決了我遇到的煩惱：

第一步：開屏工作流程標準化

開屏的工作流程其實無非就是這些步驟：

（1）提前一周提交開屏需求，并做好排期

（2）規(guī)范提開屏需求的模板：比如，項目負責人有對應(yīng)的開屏需求時，必須按以下的模板提出對應(yīng)的需求：

  • 提供項目名稱以及項目對應(yīng)的時間
  • 項目的獎勵或者亮點
  • 和這個項目相關(guān)的過往設(shè)計內(nèi)容
  • 項目負責人希望采用的海報文案

（3）監(jiān)督項目負責人提前準備好開屏海報

（4）及時反饋開屏進度，比如，上傳開屏后給對象的項目負責人說一聲，保持信息同步；

我把開屏過程中遇到的所有細節(jié)都做了一個標準化的流程和整理，這樣可以避免遺忘某個事項；

第二步：建群

在明確了標準化流程后，我把相關(guān)的所有工作人員包括設(shè)計師、項目需求人都拉到一個群里，項目負責人有需求時，直接在群里溝通，這樣我就避免成為中間傳話的工具人；

第三步：請領(lǐng)導坐鎮(zhèn)

這個關(guān)鍵節(jié)點十分重要，領(lǐng)導在群有2個好處，第1個好處就是能看到你在盡職盡責地推進整體項目進展，另外，還有一個好處，在領(lǐng)導眼皮下，如果你跟進得當，迫于領(lǐng)導的壓力，那些不配合工作的平級同事也會積極配合，畢竟，誰都不想在領(lǐng)導面前顯示出自己斤斤計較的一面；

第四步：明確工作職責，并公布群規(guī)以及具體的內(nèi)容

當所有成員在群里集齊之后，接下來就需要公布具體的分工標準以及具體的標準化流程，誰負責什么工作內(nèi)容在群里都做了具體的公布，并讓大家按流程來走，避免互相扯皮

最后，及時在群里反饋和跟進

比如，我會根據(jù)排期表，提前讓臨近排期的項目負責人準備好物料，另外，如果上了開屏，也會在群里及時通知和反饋，保證讓整個流程透明和公開化。

在完成了以上的步驟之后，我已經(jīng)擺脫了之前工具人和中間傳話人的狀態(tài)，效率極大提高的同時，也無需和同事直接互相推脫和扯皮了。領(lǐng)導也會覺得我項目管理的井井有條。

那假如我在和同事溝通的過程中，如果我沒有采取以上的步驟，在同事把構(gòu)思海報文案的工作推卸給我，提開屏需求的文案全部推給我時，我都一一抗下了，將會是一個什么樣的結(jié)局呢？不難想象，我將會成為各個項目負責人的工具人，每天在為這些項目負責人打雜，同時，每天被大量冗長的瑣事纏身，時間久了，這些項目負責人也會覺得這些事情本來是我的分內(nèi)工作，非但沒有感激，反而會覺得理所當然，而我做久了這種瑣事之后，時間久了可能會做到懷疑人生了吧~

所以，這里給大家一個提醒，面對超越工作邊界的事情，謹慎接下，一定要明確職責邊界，明確分工，不然就會不小心讓自己成為工具人。

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